DELIB. 363/2017- RECOLHIMENTO DE ESCOLA EXTINTA

DELIBERAÇÃO CEE Nº 363, de 30 de maio de 2017

DELIBERAÇÃO CEE 363/2017

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Estabelece normas de gestão da documentação escolar e recolhimento de acervos de escolas extintas e dá outras providências.

>>> POLÊMICA – HISTÓRICO ESCOLAR (HE) COM ANEXOS.

>>> É RAZOÁVEL RECEBER HE DO FILHO COM HEs ANTERIORES  GRAMPEADOS?

COMENTÁRIO - Leia com calma.

1 – A texto “normas de gestão da documentação escolar” tem levado alguns a imaginar que esta Delib. regula gestão de doc’s em seu sentido amplo, e não em seu sentido restrito às ações afetas ao “recolhimento de acervos”.

2 - O Art. 5º ao permitir que Históricos anteriores sejam “anexados”, ao que será recolhido, o faz no âmbito do recolhimento e não que, a partir de agora, as escolas passem a “grampear” históricos anteriores.

3 – Esta Deliberação está restrita ao RECOLHIMENTO de acervo; para outros assuntos referentes ao ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES, consultar outras normas, especialmente RESOLUÇÃO SEEDUC Nº 5129-2014  <<< Clique Aqui

3.1 – Boa parte da Resolução 5129-2014 está tacitamente revogada por esta Delib. 363-2017, em especial a do CAPÍTULO II - DO ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES.

4 – Reforça este entendimento a homologação desta Delib. que foi publicada no DO nos seguintes termos : DELIBERAÇÃO CEE Nº 363 DE 30 DE MAIO DE 2017 - Estabelece normas de recolhimento de acervo de escolas e dá outras providências. (ver texto integral ao final desta)

4.1 – Como se vê, não cita “normas de gestão da documentação escolar” e somente recolhimento.

>>> FIM DO COMENTÁRIO

                                               Estabelece normas de gestão da documentação escolar e                                               recolhimento de acervos de escolas extintas e dá outras providências.

>>> Revoga:

>>> Delib.238-1999

>>> Parecer CEE nº 158/1979

>>> Artigo 3º da Deliberação CEE nº 239/99

>>> Refere:

>>> Deliberação CEE nº 350/2015,   

>>> Deliberação CEE nº 239/99

>>> Lei nº 3.690/2001

>>> Deliberação CEE nº 340/2013;

>>> Deliberações CEE nº 316/2010, art.45  

>>> Deliberação nº 357/2016,

>>> Decreto Estadual nº 42.352, de 15 de março de 2010

O CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais,

CONSIDERANDO:

- o disposto na Lei de Diretrizes e Bases da Educação Nacional – Lei Federal nº 9.394/1996, art. 7º, inciso III;

- os princípios de economicidade, eficiência e transparência que devem nortear as ações do Poder Público, em especial as destinadas ao atendimento ao público, buscando assim responder ao interesse público e velar pela proteção da confiança legítima;

- os termos do Decreto Estadual nº 45.680 de 08 de junho de 2016, em especial os artigos 1º, §5º e 2º, que determinam a adoção de medidas urgentes de contenção de despesas e otimização dos gastos públicos;

- o fato das certidões de escolas extintas, em seu teor, identificarem a situação acadêmica final do aluno junto à instituição de ensino, conforme o disposto na Deliberação CEE nº 350/2015, necessitando somente do histórico escolar para tal comprovação, visto que este único documento, fonte legítima de informações, escritura todos os dados dispostos no requerimento de matrícula, fichas individuais de cada período letivo cursado, comprovantes de escolaridade anterior e documentação pessoal;

- a diminuição de documentos recolhidos, o que representa ao Poder Público considerável economia nos procedimentos de custódia e gestão do acervo;

- a política de informatização de documentos e processos na Administração Pública Fluminense definidas nos termos Decreto Estadual nº 42.352 de 15 de março de 2010, em especial os artigos 3º, 4º, 5º e 8º;

- as características do acervo escolar definidas pela Deliberação CEE nº 239/99, em especial os artigos 1º e 2º, os quais definem a obrigatoriedade por parte da instituição de ensino de manter a todo tempo os registros da vida escolar dos alunos organizados e atualizados;

- a obrigação da equipe técnico-administrativo-pedagógica em finalizar toda escrituração escolar, seja no momento de encerramento do curso, seja no momento da transferência do aluno, ou da conclusão de curso, respeitados os prazos previstos na Lei nº 3.690/2001 e Deliberação CEE nº 340/2013;

- as atribuições da equipe técnico-administrativo-pedagógica definidas pelas Deliberações CEE nº 316/2010, art.45 e nº 357/2016, art. 1º, que respectivamente definem a responsabilidade irrecusável e intransferível sobre a custódia e gestão segura do acervo, bem como pela emissão da documentação escolar;

DELIBERA:

Art. 1º - O recolhimento de acervos oriundos de escolas ou cursos integrantes do Sistema de Ensino do Estado do Rio de Janeiro se dará por meio eletrônico, de maneira contínua e progressiva, a fim de fomentar a sustentabilidade financeira e ambiental das instituições e do Estado.

>>> Não é a primeira vez que o CEE fala em algum tipo de “informatização” que, ao fim, não é operacionalizado pela SEEDUC.  

>>>>>> Torcemos para que aconteça.

§ 1º. Após extinção da escola, serão recolhidos apenas os históricos escolares, e, quando couber, certificados ou diplomas, devidamente escriturados e assinados pela equipe técnico-administrativo-pedagógica cadastrada junto à Secretaria de Estado de Educação, incluindo possíveis anexos.

>>> “incluindo possíveis anexos” = Em regra nem Histórico e nem Certificado / Diploma comportam “anexos”.

>>>>> Se necessário, Histórico deve ter mais de uma folha (ver os do Município do Rio de Janeiro) e Certidão / Diploma, folhas adicionais, com anotação pertinente, juntadas ao original com fita adesiva sob carimbo e assinatura de quem o juntou.  Este é o padrão que vemos na prática.

§ 2º. O recolhimento dos documentos previstos no § 1º, com data posterior à publicação desta Deliberação, somente se dará por meio eletrônico e os expedidos com data anterior à publicação poderão ser entregues em meio físico.

>>> “por meio eletrônico” = falta definir

>>>>>> Aqui cabe o mesmo comentário já feito na Delib. 238-1999: “Particularmente não vejo como operacionalizar este recolhimento do Arquivo Escolar em meio magnético porque isto implicaria na entrega à Inspeção Escolar dos recursos computacionais de hardware e software, além da documentação / manuais indispensáveis a sua operação. Além disso, nada garante que daqui 10, 20 anos o Estado terá condições de operar o respectivo sistema.”

>>> “entregues em meio físico” = leia-se papel

§ 3º. As escolas em atividade que assim o desejarem, poderão digitalizar seus acervos pretéritos, mantendo exclusivamente seu arquivo em formato digital e podendo descartar as pastas físicas, nos termos definidos pela Secretaria de Estado de Educação em norma específica.

>>> “digitalizar seus acervos” = ver comentário acima.

>>> “podendo descartar ... em norma específica“ = vamos aguardar, visto que o Parecer CEE nº 158/79, que tratava da “incineração do arq. Morto” foi revogada – ver Art. 7º.                

Art. 2º – Constitui obrigação exclusiva e intransferível da instituição escolar, nas pessoas da equipe técnico-administrativo-pedagógica cadastrada no órgão próprio do sistema, a escrituração dos históricos escolares, e, quando couber, certificados ou diplomas, seu arquivamento e guarda segura até o recolhimento nos termos desta Deliberação.

>>> “até o recolhimento” = A ETAP da Unidade Escolar é a responsável.

>>> Particularmente recomendo que Diretor, Diretor-Adjunto, Secretário Escolar, Prof. Orientador / Coordenador atentem para a formalização dos seus desligamentos junto à SEEDUC, a fim de evitarem a penalidade prevista na  LEI 4.528-2005 –

Art. 69-A – Fica o órgão fiscalizador do sistema impedido de conceder registro provisório ou definitivo a estabelecimento de ensino cujo Sócio ou Mantenedor, bem como o Diretor, Diretor Substitutivo, Secretário Escolar ou Professor Orientador, tenha exercido essas funções em estabelecimento de ensino cujas atividades foram encerradas nos cinco anos anteriores da data do pedido de registro, em razão de irregularidades constatadas pela fiscalização.

§ 1º. O ato de destruição, supressão, ocultação ou abandono de documentos dos alunos egressos de instituição de ensino públicas ou privadas em processo de extinção ou formalmente extintas, conforme o caso, seja em benefício próprio, de outrem ou em prejuízo alheio, será comunicado pela Secretaria de Estado de Educação, em razão do art. 305 do Código Penal Brasileiro, ao Ministério Público Estadual e às Secretarias de Estado de Proteção e Defesa do Consumidor e de Segurança Pública, ao PROCON-RJ ou outros órgãos que eventualmente os substituam, com vistas à adoção das medidas próprias de responsabilização.

>>> “Art. 305 do Código Penal Brasileiro”        <<<  Clique Aqui

Art. 305 - Destruir, suprimir ou ocultar, em benefício próprio ou de outrem, ou em prejuízo alheio, documento público ou particular verdadeiro, de que não podia dispor:

Pena - reclusão, de dois a seis anos, e multa, se o documento é público, e reclusão, de um a cinco anos, e multa, se o documento é particular.

§ 2º. No ato do recolhimento do acervo, a SEEDUC não poderá demandar nenhum outro documento às escolas, além dos históricos escolares e, quando couber, certificados ou diplomas devidamente assinados, sob pena de estar descumprindo esta Deliberação.

>>> Facilita, e muito, a vida das UEs e da Inspeção Escolar.

>>>>>> Os historiadores da Educação certamente irão lamentar.

§ 3º. No caso de encerramento em que haja risco à conservação do acervo escolar, independente da causa, a documentação ficará sob a guarda da Inspeção Escolar, o que não isenta os representantes das instituições e equipe técnico-administrativo-pedagógica de suas obrigações legais para com o acervo e decorrente responsabilização.

>>> representantes das instituições” = Representante Legal

>>> Vide o § 1º.

Art. 3º – A preparação e entrega da documentação em meio eletrônico obedecerá o disposto no Decreto Estadual nº 42.352, de 15 de março de 2010, ou em norma que eventualmente a substitua.

Parágrafo único: a Secretaria de Estado de Educação, com objetivo de garantir acesso imediato dos egressos de escolas extintas aos seus documentos de escolaridade, deverá desenvolver sistema de gestão eletrônica de documentos específico, destinado ao arquivamento eletrônico das atas de resultados finais das instituições de ensino durante seu período de funcionamento.

>>> “deverá desenvolver sistema de gestão eletrônica de documentos específico” = Esperamos que seja em brevíssimo tempo.

>>> “atas de resultados finais” – Melhor ainda se for o Relatório Anual, previsto na PORTARIA NORMATIVA E/COIE.E Nº *02, de 21.08.01  <<< Clique Aqui

Art. 4º – O arquivo escolar referente ao aluno, descrito na Deliberação CEE nº 239, art. 4º, quando transferido para o arquivo permanente ou arquivo inativo da instituição, deverá preservar somente o histórico escolar e, quando couber, o certificado ou diploma, cabendo o descarte dos demais documentos.

>>> Deliberação CEE nº 239,   <<< Clique Aqui

Art. 4º - Compõem o arquivo escolar, como dados referentes ao aluno:

I. registro da matrícula do aluno, no estabelecimento escolar, incluindo identificação e qualificação do requerente, bem como o nome completo, filiação, nacionalidade, data e local de nascimento do matriculando;

II. comprovante da escolaridade anterior - excetuado o referente à Educação Infantil - ou, sendo o caso de que trata a Lei Federal nº 9.394/96, registro pormenorizado do procedimento de classificação ou de reclassificação;

III. registro dos resultados obtidos pelo aluno ao longo e ao final de cada período letivo cursado, em cada componente curricular, consignando a aprovação ou a reprovação e o percentual total de freqüência apurado na forma da lei.

>>> Resumindo =  Arq. Morto dos Dados do Aluno, guardar somente Hist. Escolar, Certificado e Diploma.

Art. 5º – Os históricos escolares dos alunos poderão ter transcritas as informações de históricos pretéritos, advindos de outras escolas ou etapas, ou somente dos anos cursados na escola, quando acompanhado dos históricos anteriores sob a forma de anexos.

>>> “sob a forma de anexos“ = alternativa pouco feliz, pois desnatura o Histórico Escolar, que têm natureza de certidão.

>>>>>> Alguém tem Certidão de Nascimento, Casamento ou RGI, com anexos? Podem ter mais de uma folha, mas não anexos.      

Art. 6º – A SEEDUC editará norma própria com vistas a regulamentar esta Deliberação, definindo procedimento eletrônico contínuo de alimentação dos dados por parte das escolas, inclusive estabelecendo prazo limite para disponibilização do software de recolhimento.

>>> Há muito tempo o Sistema Educacional do RJ, aguarda por ações como esta.

Art. 7º – Esta Deliberação entrará em vigor na data de sua publicação, revogadas as disposições em contrário, em especial a Deliberação CEE nº 238/99, o artigo 3º da Deliberação CEE nº 239/99 e o Parecer CEE nº 158/79.

>>> Boa parte da Resolução 5129-2014 está tacitamente revogada por esta Delib. 363-2017, em especial a do CAPÍTULO II - DO ENCERRAMENTO DE ATIVIDADES.

CONCLUSÃO DA COMISSÃO

A Comissão Permanente de Legislação e Normas acompanha o voto do Relator.

Rio de Janeiro, 30 de maio de 2017.

Marcelo Gomes Rosa - Presidente

Marcelo Siqueira Maia Vinagre Mocarzel - Relator

Alessandro Sathler

Antônio José Zaib

Claudia Regina de Souza Costa

Delmo Ernesto MoraniAntonio José Zaib

Fábio Ferreira de Oliveira

José Carlos da Silva Portugal

Rosana Maria do Nascimento Mendes

CONCLUSÃO DO PLENÁRIO

A presente Deliberação foi aprovada por unanimidade.

SALA DAS SESSÕES, no Rio de Janeiro, em 30 de maio de 2017.

Antonio José Zaib

Presidente

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>>>> CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO

ATO DO PRESIDENTE

PORTARIA CEE Nº 3602 DE 30 DE MAIO DE 2017

HOMOLOGA DELIBERAÇÕES QUE MENCIONA.

O PRESIDENTE DO CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO DO RIO DE JANEIRO , no uso de suas atribuições legais;

RESOLVE:

Art. 1º - Homologar as Deliberações deste Conselho, abaixo relacionadas:

DELIBERAÇÃO CEE Nº 363 DE 30 DE MAIO DE 2017

Estabelece normas de recolhimento de acervo de escolas e dá outras providências.

DELIBERAÇÃO CEE Nº 364 DE 30 DE MAIO DE 2017

Revoga a alínea d, do Parágrafo Único, do art. 4º da Deliberação CEE/RJ nº 308/2007.

Art. 2º - Esta Portaria entrará em vigor na data de sua publicação.

Rio de Janeiro, 30 de maio de 2017

ANTONIO JOSÉ ZAIB

Presidente